在BPM系统中，流程的设计就像画流程图，那些必要的执行方面的细节用注释来注明。整个过程几乎不用编码，而且流程逻辑非常容易修改，所以，BPM可以算得上一种灵活的应用开发工具。

BPM的使用从流程的建模开始。这个阶段要把当前的流程和未来的流程详细地列出来，并一一确定各个流程的性能指标(这些指标将来进行流程的仿真模拟时需要)。这是一个业务驱动的过程。BPM软件包中的流程设计器是一个图形化的开发工具，它能够把流程模型和有关的人力活动流、应用和业务规则整合到一起，生成一个可执行的流程。上述流程模型经过这个流程设计器的优化后自动生成应用系统的一个框架，再经过修改和补充后，成为一个完成的流程方案。这个方案和其他一些BPM软件包运行时所需要的组件一起被加载给BPM的流程引擎。该流程引擎负责整个流程的路由、任务的追踪、业务规则的执行以及与外部系统的集成。

如果一个流程的实例完成了每个活动，流程引擎就会生成一个事件来标记这个实例。这些事件由BPM软件包中的性能管理组件负责收集。性能管理据此计算出一些参数来衡量业务效率。性能管理的仪表盘把通过OLAP钻取分析出来的参考指标与上述的参数以图形化的方式展现出来。性能管理也可以生成实时的报警信息。一旦KPI(关键性能指标)偏离了设定值，系统还可以自动进行流程的调整，这是由BAM(BusinessActivity Monitoring，业务流程监控)功能模块来完成，通常BPM软件会集成这个模块。实际的性能数据会反馈给流程模型进行调整，从而开始一个新的性能优化过程。

流程之争如果要对BPM的软件提供的功能进行一下清点，你可以找到一大堆用来完成各种功能的软件: 业务建模、仿真分析、人力工作流、应用集成、数据映射、业务规则、性能分析、业务活动监控(BAM)、门户等。在整合的BPM软件包出现以前，这些工具相互独立，分别来自不同的供应商。不过，今天它们都同属于BPM，被整合进入BPM软件包，或者通过并购，或者通过OEM，或者通过合作伙伴的战略。